Regolamento per attività fuori sede del personale

emanato con D.R. n. 748 del 21 ottobre 1999

• Titolo I Generalità
• Art. 1 - Oggetto
• Titolo II Disciplina dell'attività fuori sede
• Art. 2 - Definizione
• Art. 3 - Sede di servizio
• Art. 4 - Durata dell'attività fuori sede
• Art. 5 - Procedure dell'attività fuori sede
• Art. 6 - Incarico
• Art. 7 - Autorizzazione alla spesa
• Art. 8 - Autorizzazione all'assenza
• Titolo III Trattamento di trasferta
• Art. 9 - Esclusione dal trattamento di trasferta
• Art. 10 - Spese ammesse al rimborso
• Art. 11 - Rimborso forfetario
• Art. 12 - Rimborso analitico
• Art. 13 - Rimborso misto
• Art. 14 - Anticipazioni
• Art. 15 - Introduzione ed uso delle carte di credito
• Titolo IV Norme finali e transitorie
• Art. 16 - Disciplina dell'uso del mezzo privato
• Art. 17 - Periodi di congedo, aspettativa o esclusiva attività scientifica
• Art. 18 - Richiamo alla normativa vigente
• Art. 19 - Disposizioni transitorie
• Art. 20 - Natura del presente regolamento
• Art. 21 - Entrata in vigore

Titolo I
Generalità

Art. 1 - Oggetto

1. Il presente Regolamento disciplina le attività fuori sede e le modalità del rimborso delle relative spese sostenute dal personale dipendente dall'Università degli Studi di Udine (di seguito denominata "Università") e assimilato, nonché le relative procedure di incarico e di autorizzazione, ai sensi di quanto previsto dall'art. 85 del Regolamento generale per l'amministrazione, la finanza e la contabilità, di seguito denominato "Regolamento d'amministrazione".

2. Per personale universitario si intende il personale docente e ricercatore di ruolo nonché il personale dirigente e tecnico-amministrativo con contratto di lavoro subordinato a tempo indeterminato o determinato presso l'Università.

3. Per personale assimilato a quello universitario s'intende l'insieme dei soggetti che svolgono attività per conto o interesse dell'Università ed in particolare:

a) il personale con contratto di collaborazione coordinata e continuativa presso l'Università;

b) il personale con rapporti con l'Università, diversi da quello di lavoro, quali i dottorandi, gli specializzandi, gli assegnisti, i borsisti, i collaboratori di ricerca, i collaboratori didattici e simili;

c) il personale dipendente da altri Enti, temporaneamente operante presso l'Università, secondo rapporti di comando, distacco, partecipazione a commissioni di concorso, convegni e simili;

d) i membri di organi di governo dell'Università e delle sue strutture diversi da quelli di cui al precedente comma secondo;

e) i soggetti a cui da organi di governo sia stata attribuita la rappresentanza permanente o temporanea dell'Università in enti o per iniziative particolari.

Titolo II
Disciplina dell'attività fuori sede

Art. 2 - Definizione

1. Per attività fuori sede si intendono le prestazioni che:

a) si svolgano al di fuori della sede di servizio, tenuto conto di quanto stabilito nel successivo art. 3, comma quarto;

b) siano effettuate per conto o nell'interesse dell'Università;

c) siano limitate nel tempo.

2. Le attività fuori sede danno diritto al rimborso delle spese sostenute che è denominato "trattamento di trasferta".

Art. 3 - Sede di servizio

1. Per sede di servizio del personale universitario e assimilato si intende il territorio del comune in cui è compresa la sede della struttura di appartenenza oppure ove lo stesso opera, in forza di assegnazione da parte degli organi di governo, di afferenza volontaria, di vincolo contrattuale o di svolgimento delle attività di formazione, di ricerca o di servizio da cui deriva la qualifica di soggetto appartenente al personale universitario e assimilato.

2. Per i docenti a contratto e i collaboratori didattici di cui all'art. 76 del Regolamento d'amministrazione, che prestano le loro attività in iniziative didattiche decentrate, la sede di servizio è costituita da quella ove si tiene il corrispondente corso.

3. Nel caso di struttura dotata di più sedi, per sede di servizio si intende quella che viene stabilita con formale deliberazione del Consiglio della struttura.

4. Ai fini del presente Regolamento, non si considera attività fuori sede quella svolta entro 10 chilometri dal confine del comune ove sia ubicata la sede di servizio.

Art. 4 - Durata dell'attività fuori sede

1. La durata del periodo di attività fuori sede è limitata a 45 giorni consecutivi per ciascuna missione, salvo particolare autorizzazione o incarico degli organi competenti, fino ad un massimo di 120 giorni complessivi per anno solare.

2. Il soggetto è tenuto a rientrare giornalmente in sede qualora la distanza con la sede di servizio sia percorribile con un servizio di trasporto di linea in un tempo inferiore ai 60 minuti negli specifici orari previsti per l'inizio e la conclusione dell'attività fuori sede. La deroga a tale limite può essere autorizzata qualora sussistano particolari esigenze adeguatamente motivate.

3. La durata del periodo di attività fuori sede è strettamente limitata a quella richiesta dalla prestazione e dai tempi necessari per la trasferta. Durate superiori possono essere autorizzate solo se giustificate da ragioni di convenienza economica. Possono essere altresì autorizzati periodi di interruzione delle attività fuori sede nonché partenze anticipate e rientri posticipati.

4. Agli effetti del calcolo delle ore di lavoro straordinario effettuate dal personale tecnico-amministrativo in attività fuori sede valgono le norme definite sulla base degli accordi con le rappresentanze sindacali unitarie, fermo restando quanto previsto al comma precedente.

Art. 5 - Procedure dell'attività fuori sede

1. Il personale universitario e assimilato può prestare la propria attività al di fuori della sede di servizio sulla base di un provvedimento formale di:

a) incarico;

b) autorizzazione.

2. L'incarico e l'autorizzazione possono riguardare anche ripetute trasferte nello stesso luogo, oppure, ancorché in luogo diverso, dovute allo stesso motivo.

Art. 6 - Incarico

1. L'incarico di trasferta è affidato al personale in rapporto di dipendenza gerarchica.

2. L'incarico è affidato:

a) dal dirigente o equiparato relativamente al personale tecnico-amministrativo;

b) dal soggetto delegante, purché si tratti di soggetto non legato da un rapporto di dipendenza gerarchica al delegato;

c) dal responsabile di un progetto di ricerca.

3. Nel caso di cui al precedente secondo comma lett. c), la copertura finanziaria è autorizzata dal responsabile della struttura, ai sensi del successivo art. 7.

Art. 7 - Autorizzazione alla spesa

1. L'autorizzazione alla trasferta è rilasciata ai soli fini della copertura della spesa al:

a) personale docente e ricercatore di ruolo;

b) personale dirigente e assimilato;

c) personale assimilato di cui al comma terzo del precedente art. 1.

2. L'autorizzazione alla spesa è rilasciata dal responsabile della struttura che provvede alla copertura dei costi.

3. L'autorizzazione può essere conseguita anche successivamente all'effettuazione della trasferta, nei limiti dei fondi disponibili per la copertura della spesa.

4. I docenti, i ricercatori ed il personale assimilato non sono tenuti a presentare relazioni o attestati sull'attività fuori sede svolta, se non espressamente previsti, ai sensi dell'art. 18 comma terzo.

Art. 8 - Autorizzazione all'assenza

1. L'autorizzazione ad un'assenza del personale docente e ricercatore di ruolo dalla sede di servizio per un periodo eccedente i limiti definiti dagli organi di governo deve essere richiesta anche quando non comporti alcun onere per l'Università.

2. Il Senato accademico definisce i limiti e le modalità con le quali possono essere autorizzati i periodi di assenza dei docenti di ruolo e dei ricercatori di ruolo. In ogni caso è richiesta l'autorizzazione del Consiglio di Facoltà per assenze superiori ai sette giorni nel periodo didattico, così come definito dal Senato stesso.

Titolo III
Trattamento di trasferta

Art. 9 - Esclusione dal trattamento di trasferta

1. Il trattamento di trasferta non è dovuto per attività fuori sede svolta, oltre che nel comune, sede di servizio, anche in quello di residenza o di abituale dimora.

Art. 10 - Spese ammesse al rimborso

1. Le spese sostenute per le attività fuori sede ammesse a rimborso sono le seguenti:

a) il trasporto;

b) il vitto;

c) l'alloggio;

d) le quote d'iscrizione a convegni ed a iniziative formative e scientifiche;

e) gli acquisti di beni se effettuati in nome e per conto dell'Università.

2. Le spese di cui al precedente comma primo possono essere rimborsate secondo le seguenti tre modalità:

a) rimborso forfetario;

b) rimborso analitico;

c) rimborso misto.

3. I soggetti di cui all'art. 1 comma terzo possono accedere al solo rimborso analitico.

4. La modalità di rimborso viene determinata in base alla natura delle spese e alla possibilità di fornire adeguata documentazione. La scelta della modalità avviene a cura dell'interessato, nei limiti determinati dal presente regolamento e dalla normativa vigente.

5. Il rimborso della trasferta viene effettuato, salvo ritardi imputabili a cause di forza maggiore, entro trenta giorni dalla presentazione della documentazione completa e corretta.

Art. 11 - Rimborso forfetario

1. Il rimborso forfetario avviene mediante la corresponsione di una indennità giornaliera, o diaria, e di una indennità oraria, per le frazioni di giornata.

2. Il tempo impiegato nella attività fuori sede viene determinato sulla base della dichiarazione dell'interessato che deve indicare sotto sua responsabilità il giorno e l'ora nonché il luogo di partenza e il giorno e l'ora nonché il luogo di ritorno. I minuti sono arrotondati per difetto o per eccesso all'ora in relazione alla mezz'ora.

3. Il luogo di partenza e di ritorno è stabilito nell'art. 85, comma sesto, del Regolamento d'Amministrazione. Ai fini del presente Regolamento, per abituale dimora s'intende il luogo ove l'interessato dimori di fatto in via abituale. Qualora essa non coincida con la residenza anagrafica, l'interessato dovrà dichiararla sotto sua personale responsabilità.

4. La misura delle indennità di cui al presente articolo si determina sulla base delle norme in vigore per il pubblico impiego.

5. L'indennità temporale viene concessa per l'intera durata dell'attività fuori sede, compreso il tempo per il viaggio che può iniziare il giorno precedente quello d'inizio dell'attività fuori sede e terminare il giorno successivo a quello in cui l'attività si è compiuta, salvo gli eventuali periodi di interruzione di cui al precedente art. 4, comma terzo.

Art. 12 - Rimborso analitico

1. Il rimborso analitico, o a piè di lista, consiste nella rifusione delle singole voci di spesa sulla base di idonea documentazione, costituita da fatture o documenti equipollenti o, nei casi contemplati dal successivo comma sesto, da autocertificazione dell'interessato, nei limiti ammessi dalla normativa fiscale vigente.

2. Le spese di trasporto contemplano l'uso di mezzi pubblici, costituiti da mezzi di trasporto di linea o da mezzi dell'amministrazione universitaria, o da mezzi straordinari, quali il taxi, il mezzo proprio o noleggiato, ivi comprese le spese di parcheggio. Ai sensi dell'art. 85, comma secondo, del Regolamento d'Amministrazione, i costi dell'uso dei mezzi straordinari saranno rimborsati, quando sussista una o più delle seguenti condizioni:

a) economicità riferita al rapporto tra tempi e costi;

b) trasporto di materiali e strumenti scientifici e tecnici;

c) urgenza comprovata;

d) luogo non servito da mezzi di linea;

e) indisponibilità temporanea di mezzi ordinari.

3. L'uso dei mezzi straordinari quando non si verifichino le condizioni indicate al comma precedente comporterà il rimborso delle spese solo nella misura pari al costo del mero biglietto di trasporto ferroviario o di autolinea.

4. Il costo per la stipula di eventuali polizze assicurative, per l'uso del mezzo aereo, nonché di altri mezzi pubblici, è ammesso a rimborso.

5. Le spese per il vitto riguardano i pasti o le piccole consumazioni sostitutive dei medesimi, nei limiti giornalieri consentiti.

6. Le spese per l'alloggio sono comprensive della prima colazione, dei costi di eventuali prenotazioni e di ogni altro onere accessorio e pertinente, con esclusione delle piccole consumazioni e delle chiamate telefoniche non di servizio. La categoria dell'albergo posto all'estero è autocertificata dall'interessato.

7. Il rimborso delle spese avviene sulla base di documentazione di spesa in originale, inclusa quella rilasciata da agenzie di viaggio o da altre strutture organizzative purché vi sia contenuta

l'elencazione analitica delle voci di spesa. La documentazione di spesa in originale, in caso di smarrimento o di indisponibilità dovuta a cause diverse, può essere sostituita da copia o da autocertificazione dell'interessato il quale dichiari sotto sua personale responsabilità la spesa analitica effettivamente sostenuta e che la documentazione originale non sia stata utilizzata per ottenere un ulteriore rimborso.

8. Le spese per l'acquisto di beni inventariabili, quali pubblicazioni, programmi informatici, audiovisivi e attrezzature scientifiche, nonché di materiali di consumo, possono essere rimborsate anche se non direttamente correlate all'attività fuori sede. Il rimborso avviene sulla base di idonea documentazione di spesa intestata, ove possibile, contestualmente all'interessato e all'Università e costituita da fatture, ricevute, scontrini o simili, sulla base di autorizzazione anche a posteriori di chi ha ordinato la trasferta o autorizzato la attività fuori sede. In deroga alle vigenti norme in materia, tale autorizzazione ha l'effetto di impegnare la spesa sul competente capitolo di bilancio. In assenza di essa, l'obbligazione intercorre tra la persona che ha materialmente disposto l'acquisto ed il privato fornitore.

9. Le spese per la partecipazione a convegni, seminari o riunioni scientifiche di qualsiasi natura sono rimborsate sulla base di idonea documentazione di spesa rilasciata anche dall'organismo organizzatore dell'iniziativa, anche in deroga a quanto previsto dai successivi commi undicesimo e dodicesimo.

10. Le quote di iscrizione a iniziative formative e scientifiche, ivi compresa la quota di iscrizione alle società scientifiche o professionali organizzatrici dell'iniziativa sono rimborsate qualora l'onere complessivo sia inferiore alla quota di partecipazione prevista per i non associati. Il rimborso avviene sulla base di idonea documentazione di spesa a seguito di autorizzazione anche a posteriori di chi ha ordinato la missione o autorizzato la attività fuori sede.

11. In ogni caso devono essere rispettati i limiti di spesa unitaria, di classe e di categoria previsti dalla vigente normativa con riguardo al ruolo e alla qualifica del personale universitario.

12. Qualora la spesa superi i limiti di cui al precedente comma, viene rimborsato un importo corrispondente al limite previsto annualmente con delibera del Consiglio di Amministrazione.

Art. 13 - Rimborso misto

1. Il rimborso delle spese di trasferta può avvenire in parte mediante corresponsione dell'indennità temporale, e in parte mediante rimborso analitico. In particolare si può provvedere alternativamente al rimborso:

a) dell'indennità temporale piena e delle spese effettive di trasporto;

b) dell'indennità temporale ridotta ai due terzi e delle spese effettive di alloggio oltre alle spese di trasporto;

c) dell'indennità temporale ridotta alla metà e delle spese effettive di vitto, oltre alle spese di trasporto;

d) dell'indennità temporale ridotta ad un terzo e delle spese effettive di alloggio e vitto, oltre alle spese di trasporto.

2. Le modalità e i limiti del rimborso del sistema misto sono gli stessi di quelli propri dei sistemi forfetario e analitico.

Art. 14 - Anticipazioni

1. Di norma i costi delle trasferte vengono anticipati a cura degli uffici mediante il prepagamento di singole voci di spesa preventivamente quantificabili.

2. E' ammessa la stipula di convenzioni, con agenzie di viaggio e simili, al fine di:

a) prevedere la dilazione di pagamento dei biglietti e dei servizi;

b) prevedere la richiesta telefonica e la consegna a domicilio dei documenti di viaggio.

3. L'interessato può ottenere un'anticipazione finanziaria nella misura massima delle seguenti voci di spesa preventivamente quantificabili, ovvero secondo modalità deliberate dalle strutture competenti:

a) spese di trasporto;

b) spese di vitto e alloggio;

c) quota di iscrizione a convegni e simili.

4. In alternativa può essere concessa un'anticipazione fino ai due terzi dell'onere complessivo dell'attività fuori sede, qualora preventivamente quantificabile.

5. Le richieste di anticipazione dovranno essere chieste almeno 15 giorni prima della data di inizio della trasferta.

6. Qualora la trasferta non possa aver luogo, è dovuta l'immediata restituzione della somma anticipata. Qualora la restituzione non avvenga entro 30 giorni dal previsto inizio della missione, l'Amministrazione centrale, su segnalazione della struttura interessata, provvederà alle procedure di recupero coattivo della somma anticipata.

Art. 15 - Introduzione ed uso delle carte di credito

1. Per tutti i pagamenti previsti dal presente Regolamento è ammessa la carta di credito aziendale individuale o simile mezzo di pagamento elettronico, secondo le norme vigenti ed in particolare il Decreto Ministero del Tesoro 9 dicembre 1996, n. 701 pubblicato sulla G.U. n. 38 del 15 febbraio 1997, nonché la normativa interna in materia.

2. E' competenza del dirigente o suo equiparato l'adozione dei provvedimenti di autorizzazione, revoca, sospensione o limitazione d'uso della carta di credito.

Titolo IV
Norme finali e transitorie

Art. 16 - Disciplina dell'uso del mezzo privato

1. L'uso del mezzo privato, proprio o acquisito in comodato, è autorizzato, nei limiti di cui al precedente art. 12, qualora l'Università sia messa nelle condizioni di stipulare l'apposita polizza di assicurazione obbligatoria prevista dall'art. 8 della Legge 319/90 e successive modificazioni e integrazioni.

2. Nel caso di utilizzo di mezzo a noleggio è fatto carico all'interessato di stipulare idonea copertura assicurativa conforme a quanto stabilito dal successivo comma terzo.

3. La polizza di assicurazione individuale, stipulata dall'Università garantisce la copertura dei rischi non compresi nell'assicurazione obbligatoria di terzi, riguardanti:

a) danneggiamento del mezzo di trasporto;

b) infortunio per il conducente e per le persone di cui sia stato autorizzato il trasporto.

4. I costi per l'uso del mezzo di trasporto autorizzato sono rimborsati in ragione di una indennità chilometrica determinata dal Consiglio di Amministrazione. Tale indennità chilometrica si applica anche nel caso di trasferte all'estero.

Art. 17 - Periodi di congedo, aspettativa o esclusiva attività scientifica

1. Possono accedere al rimborso analitico delle spese per attività fuori sede di cui al precedente art. 12:

a) i professori di ruolo cui sia stato concesso un periodo di esclusiva attività scientifica ai sensi dell'art. 17 del DPR 382/1980, per quali la legge esclude il diritto all'indennità di trasferta;

b) i professori di ruolo che abbiano ottenuto il congedo per eccezionali e giustificate ragioni di studio all'estero ai sensi dell'art. 17, quinto comma, del DPR 382/1980 e dell'art. 10 della Legge 311/1958;

c) i professori di ruolo e i ricercatori di ruolo collocati in aspettativa ai sensi dell'art. 13 del DPR 382/1980 e successive modificazioni e integrazioni in quanto conservano il diritto a svolgere attività scientifica e di accedere ai relativi fondi;

d) I ricercatori di ruolo, che abbiano ottenuto per giustificate ragioni di studio o di ricerca scientifica un congedo straordinario ai sensi dell'art. 8 della Legge 349/1958 e successive modificazioni e integrazioni.

Art. 18 - Richiamo alla normativa vigente

1. Per quanto non previsto dal presente Regolamento, valgono le norme dello Statuto, del Regolamento Generale d'Ateneo, del Regolamento di Amministrazione, oltreché, le norme sul trattamento di trasferta dei dipendenti delle pubbliche amministrazioni previste dalla legislazione vigente e in particolare dall'art. 9 della Legge 836/1973, dalla Legge 37/1990, dal DPCM 16.3.1990 e successive modificazioni e integrazioni per le trasferte in Italia, e dal RD 3.6.1926 e successive modificazioni e integrazioni per le missioni all'estero.

2. I limiti di valore delle spese, di categoria dei pubblici esercizi e di classe dei mezzi di trasporto nonché di qualifica e ruolo del personale universitario sono quelli definiti dalla legislazione vigente e dalle conseguenti norme regolamentari, tributarie e amministrative.

3. I limiti e le modalità di rimborso e di rendicontazione delle spese per attività fuori sede previsti da contratti di ricerca e da rapporti di collaborazione con enti finanziatori esterni nazionali, europei e internazionali sono quelli previsti dai contratti, dai rapporti di collaborazione e dalle normative degli enti finanziatori stessi. Anche ai sensi di quanto previsto dall'art. 96, comma terzo, del Regolamento d'amministrazione, la liquidazione dei rimborsi dovrà avvenire dietro presentazione della documentazione richiesta dall'ente finanziatore.

Art. 19 - Disposizioni transitorie

1. Le attività fuori sede che abbiano avuto inizio prima dell'entrata in vigore del presente Regolamento seguono la disciplina previgente.

2. Il presente Regolamento si applica anche al personale universitario e assimilato delle Aziende fino a quando le stesse non avranno provveduto, limitatamente ai casi e ai soggetti riconducibili alle specifiche attività delle stesse, a dotarsi di una propria disciplina.

Art. 20 - Natura del presente regolamento

1. Il presente Regolamento ha natura di Regolamento interno d'Ateneo secondo quanto previsto dall'art. 64, comma quinto, dello Statuto di Autonomia e rappresenta strumento di attuazione dell'art. 85 Regolamento d'Amministrazione, ai sensi dell'art. 68 del Regolamento Generale di Ateneo.

Art. 21 - Entrata in vigore

1. Il presente Regolamento entra in vigore a partire dal primo giorno del mese successivo a quello di emanazione con Decreto Rettorale.
Aggiornato il 28/06/2005