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Trasparenza amministrativa L. 241/90 e succ.

Atti di notifica

Regolamento per l'organizzazione degli uffici e dei servizi

emanato con D.R. n. 1070 del 30 dicembre 1999

CAPO I
Generalità

Art. 1 - Oggetto e finalità del Regolamento

1. Il Regolamento di organizzazione dell'Università degli Studi di Udine, di seguito denominata "Università", è lo strumento attraverso il quale sono definite le articolazioni organizzative dell'Amministrazione universitaria, le competenze, le responsabilità, le procedure, i provvedimenti e ogni altro elemento necessario per individuare le responsabilità connesse alla gestione delle attività di supporto a quelle istituzionali, costituite dalla didattica e dalla ricerca, come definite dell'art. 1 dello Statuto.

2. Il Regolamento adegua alla Università le previsioni normative contenute negli artt. 4, 5 e 31 del D.Lgs. 80/1998 e successive modificazioni e integrazioni, nonché nelle norme della contrattazione collettiva nazionale e decentrata.

Art. 2 - Ambito di applicazione

1. Il presente Regolamento si applica ai servizi amministrativi e tecnici dell'Amministrazione centrale e delle strutture didattiche, scientifiche e di servizio, di seguito indicate come Amministrazioni decentrate.

2. Le unità organizzative dell'Amministrazione centrale e rispettivamente delle Amministrazioni decentrate costituiscono nel loro insieme l'Amministrazione universitaria.

3. Per l'Azienda Policlinico e l'Azienda agraria sperimentale "A. Servadei" valgono le norme definite dai rispettivi regolamenti interni.

Art. 3 - Fonti

1. L'organizzazione dell'Amministrazione universitaria è fondata sui principi e sulle norme contenute nello Statuto, nel Regolamento Generale d'Ateneo, nel Regolamento d'Amministrazione, nel Regolamento Didattico d'Ateneo, nell'Ordinamento degli uffici e dei servizi di cui al successivo art. 7, oltre che nella legge istitutiva dell'Università e nelle leggi vigenti in materia di ordinamento universitario e di stato giuridico del personale universitario e nei Contratti collettivi di lavoro.

Art. 4 - Fini dell'Università e ambito dell'Amministrazione universitaria

1. I fini istituzionali dell'Università sono quelli di cui all'art. 1 dello Statuto.

2. Il compito dell'Amministrazione universitaria consiste nel fornire un'ampia varietà di servizi a supporto dei fini istituzionali dell'Università.

3. Le attività dell'Amministrazione universitaria sono quelle di amministrazione, gestione e controllo delle risorse umane, finanziarie e strumentali. Tali attività devono essere organizzate secondo i principi di efficienza, efficacia ed economicità definiti nel successivo art. 8.


CAPO II
Le articolazioni interne


Art. 5 - Strutture

L'Università si articola in strutture dotate di organi individuali e collegiali di governo secondo quanto previsto dall'art. 22 dello Statuto. Sotto il profilo amministrativo-contabile le strutture si distinguono in Centri di gestione e in Centri di spesa, come definiti rispettivamente dagli artt. 91 e 92 del Regolamento d'Amministrazione.

2. Le strutture sono organizzate secondo quanto previsto dagli atti normativi che vi si riferiscono.

Art. 6 - Unità organizzative

1. Le unità organizzative sono articolazioni dell'Amministrazione universitaria poste a supporto delle attività istituzionali di competenza delle strutture dell'Università, costituite esclusivamente da personale tecnico-amministrativo.

2. Le unità organizzative sono individuate da: a) una specifica missione, costituita da un insieme coordinato di funzioni; b) un responsabile, che risponde del conseguimento degli obiettivi e dell'attuazione delle direttive e disposizioni ricevute; c) un legame di dipendenza da organi individuali di direzione, che assegnano gli obiettivi e definiscono le direttive e le disposizioni, in attuazione delle determinazioni degli organi di governo.

3. Le unità organizzative dell'Amministrazione centrale eseguono le direttive e perseguono gli obiettivi definiti dal Direttore amministrativo e dai dirigenti.

4. Le unità organizzative delle strutture didattiche, scientifiche e di servizio, organizzate in Centri di spesa e in Centri di gestione ordinari, costituenti le Amministrazioni decentrate, eseguono le direttive e perseguono gli obiettivi definiti dal Direttore della struttura, in attuazione delle determinazioni dei rispettivi organi di governo collegiali. Le attività sono svolte secondo le procedure amministrative e contabili definite dalle vigenti norme regolamentari e dalle disposizioni del Direttore amministrativo.

Art. 7 - Articolazione organizzativa dell'Amministrazione universitaria

1. L'Amministrazione universitaria è costituita da diverse unità organizzative gerarchicamente articolate in sottounità, di differenziata graduazione e denominazione, in base alla complessità delle funzioni da svolgere, agli obiettivi da raggiungere e alle risorse assegnate.

2. Le unità organizzative dell'Amministrazione universitaria sono individuate da apposito atto di organizzazione denominato "Ordinamento degli Uffici e dei Servizi" previsto dall'art. 4 del Regolamento d'Amministrazione.

3. Le unità organizzative si classificano nel seguente modo:

A) Amministrazione centrale:

a) Segreterie: unità organizzative di supporto agli organi di governo o alle direzioni;

b) Centri di supporto promozionale: unità organizzative che si pongono in posizione di "staff" rispetto agli organi di governo, assolvendo a funzioni di supporto alle decisioni e di svolgimento di attività progettuali e promozionali con modesti contenuti gestionali, riguardando attività caratterizzate da bassi livelli di tipizzazione e da elevati contenuti di creatività e di variabilità;

c) Centri di supporto gestionale: unità organizzative che si pongono in posizione di servizio permanente e operativo rispetto alle altre unità organizzative, per la fornitura di servizi comuni per lo più di rete;

d) Centri di supporto speciale: unità organizzative che forniscono servizi specialistici di consulenza, supporto e controllo, agendo in regime di autonomia ed indipendenza rispetto alla linea operativa e funzionale relativamente a materie che coinvolgono l'intera organizzazione del lavoro nonché le responsabilità e le decisioni degli organi di governo e di direzione dell'intera Università;

e) Ripartizioni: unità organizzative che gestiscono grandi linee di prodotti amministrativi e tecnici direttamente legati alla produzione finale, quale la didattica e la ricerca, o a quella intermedia di gestione delle risorse umane, finanziarie, tecniche e patrimoniali; si distinguono per la complessità delle attività, per lo più altamente tipizzate, e per le loro dimensioni;

B) Amministrazioni decentrate:

a) Segreterie amministrative di Centro di gestione: unità organizzative che svolgono funzioni di amministrazione e contabilità, di gestione e organizzazione nonché di segreteria delle strutture riconosciute come Centri di gestione dallo Statuto (Dipartimenti), o da determinazioni degli organi di governo;

b) Segreterie amministrative di Centro di spesa: unità organizzative che svolgono funzioni di amministrazione e contabilità, di gestione e organizzazione nonché di segreteria delle strutture riconosciute come Centri di spesa dallo Statuto (Presidenze di Facoltà e altri centri), o da determinazioni degli organi di governo;

c) Unità di laboratorio: unità organizzative dipendenti dai Dipartimenti, dalle Facoltà o dai Centri di servizio comune per la gestione di laboratori scientifici o didattici o di natura mista e costituite da personale tecnico;

d) Unità bibliotecarie: unità organizzative appartenenti al Sistema Bibliotecario di Ateneo costituite dal relativo personale.

4. Le Ripartizioni si articolano in sotto-unità organizzative denominate "Sezioni".

5. Le Sezioni e le altre unità organizzative possono articolarsi in sotto-unità organizzative denominate "Settori".

6. Le funzioni assegnate a ciascuna unità o sotto-unità organizzativa o a singole unità lavorative possono essere indicate come "Servizi".


CAPO III
Le attività


Art. 8 - Principi di buona amministrazione

1. Le attività delle unità organizzative dell'Amministrazione universitaria devono essere improntate ai seguenti principi:

a) qualità dei servizi prestati, in termini di costante e rigorosa ricerca della soddisfazione degli utilizzatori interni, quali singoli soggetti e unità organizzative, e degli utilizzatori esterni, quali studenti, imprese, istituzioni;

b) efficacia, in termini di grado di conseguimento della missione e degli obiettivi attribuiti;

c) efficienza, in termini di ottimizzazione del rapporto tra risultati conseguiti e risorse assegnate;

d) economicità, intesa come minimizzazione dei costi sopportati per l'attività al netto delle risorse reperite all'esterno dell'Amministrazione universitaria;

e) imparzialità, nel senso che situazioni uguali devono essere trattate in modo uguale;

f) trasparenza, nel senso che ai sensi della legge 241/90 e successive modifiche ed integrazioni ogni attività ed ogni provvedimento deve essere reso comprensibile nelle sue motivazioni e nelle modalità di comunicazione a tutti i possibili interessati.

Art. 9 - Formazione e attuazione delle decisioni degli organi di governo

1. Le unità organizzative dell'Amministrazione centrale e delle Amministrazioni decentrate hanno la responsabilità di contribuire alla definizione delle proposte oggetto di decisione da parte del Rettore, del Senato Accademico e del Consiglio d'Amministrazione, e rispettivamente degli organi di governo delle altre strutture dell'Università. Le proposte aventi contenuti di discrezionalità politica o gestionale vengono formulate comunque in modo completo, nel rispetto delle direttive generali o specifiche, esplicite o implicite, dei Presidenti dei rispettivi organi collegiali di governo, nonché delle proposte del Direttore amministrativo e dei dirigenti.

2. Le proposte di decretazione o di deliberazione devono essere redatte nel più rigoroso rispetto del principio della trasparenza, intesa sia in termini di adeguata motivazione delle proposte stesse da incorporarsi nelle premesse al dispositivo in modo leggibile per i membri degli organi collegiali e per gli operatori che saranno chiamati ad interpretare e attuare il provvedimento, sia in termini di tempestività di trasmissione ai singoli membri degli organi competenti.

3. Le decretazioni o le deliberazioni devono essere attuate tempestivamente e accuratamente, sulla base delle indicazioni del Direttore amministrativo, dei dirigenti o equiparati. Di ogni ritardo o imperfetta attuazione risponderanno i Responsabili delle unità organizzative competenti.

Art. 10 - Coordinamento delle attività

1. Il Direttore amministrativo, insieme ai dirigenti ed equiparati, provvede al coordinamento delle attività delle unità organizzative dell'Amministrazione universitaria.

2. Il coordinamento generale avviene mediante convocazione almeno una volta all'anno di riunioni distinte per categorie omogenee dei responsabili di cui al precedente art. 7, comma primo.

3. Nel corso di tali riunioni vanno definiti i calendari delle attività e degli adempimenti di carattere tecnico-amministrativo diretti a dare attuazione alle determinazioni degli organi di governo delle strutture riguardanti le attività dell'Università:

a) programmazione delle attività didattiche;

b) copertura degli insegnamenti;

c) promozione delle preiscrizioni e delle iscrizioni;

d) gestione delle iscrizioni;

e) avvio dei corsi;

f) gestione delle attività didattiche;

g) gestione delle attività di tutorato, assistenza e servizi agli studenti;

h) gestione delle attività di valutazione della qualità delle attività didattiche;

i) programmazione delle attività di ricerca;

j) promozione delle attività di ricerca e relativo reperimento di risorse a livello internazionale, nazionale, regionale e locale;

k) attuazione delle attività di ricerca;

l) gestione delle attività di valutazione della ricerca;

m) gestione finanziaria;

n) gestione delle manutenzioni edilizie;

o) gestione delle operazioni di ampliamento delle risorse edilizie;

p) programmazione e gestione della sicurezza;

q) acquisizione e gestione delle risorse strumentali ed economiche;

r) promozione dell'immagine dell'Ateneo;

s) promozione delle relazioni internazionali;

t) comunicazione interna ed esterna;

u) gestione delle cariche istituzionali e delle normative interne ed esterne.

4. Per ogni grande ciclo di attività le unità organizzative dell'Amministrazione centrale definiscono un cronogramma delle operazioni e un diagramma delle interconnessioni. Tali strumenti di programmazione, coordinamento e controllo devono essere altresì proposti fra ciascuna unità organizzativa e le altre unità interconnesse.

5. Opportune riunioni di responsabili di unità organizzative omogenee o complementari dell'Amministrazione universitaria vanno realizzate periodicamente per verificare lo stato di attuazione dei programmi, per proporre, esaminare e risolvere problemi di coordinamento, distribuzione di risorse, conflitti o vuoti di competenze.

6. Le riunioni che coinvolgano i responsabili di unità organizzative delle Amministrazioni decentrate devono essere previamente comunicate a cura del Direttore amministrativo ai Direttori delle strutture interessate secondo quanto previsto dall'art. 91, comma dodicesimo, e dall'art. 92, comma nono, del Regolamento d'Amministrazione.

7. Le riunioni periodiche di lavoro coinvolgenti l'intero personale dell'unità organizzativa o delle rispettive sottounità devono essere adeguatamente preparate e gestite in modo che gli obiettivi da raggiungere nell'unità di tempo e le modalità di organizzazione delle attività emergano con chiarezza.

Art. 11 - Organizzazione delle attività

1. L'organizzazione delle attività all'interno delle singole unità organizzative dell'Amministrazione universitaria deve essere realizzata secondo uno stile cooperativo diretto al massimo coinvolgimento di tutti gli operatori presenti nell'unità stessa, che devono essere posti nelle condizioni di comprendere gli obiettivi perseguiti e gli strumenti utilizzati.

2. In caso di trasferimento di una persona da una unità organizzativa ad un'altra o verso l'esterno, la effettiva attuazione dello stesso da parte del servizio del personale dell'Amministrazione centrale, da effettuarsi comunque tempestivamente, è subordinata:

a) all'individuazione di una diversa persona che dovrà provvedere alle attività affidate alla persona che si trasferisce;

b) alla realizzazione di un periodo di addestramento da parte della persona che si trasferisce nei confronti della persona che ne assume i compiti;

c) al passaggio delle consegne, se necessario anche in forma scritta, da parte della persona che si trasferisce alla persona che ne assume i compiti.

Art. 12 - Formazione, aggiornamento, istruzione e addestramento

1. L'Amministrazione centrale provvede alla formazione, all'aggiornamento e all'istruzione del personale come condizione necessaria per un miglioramento delle modalità di funzionamento delle unità organizzative, per un incremento delle condizioni di efficienza e di qualità dell'amministrazione e per una più pronta reattività della struttura ai cambiamenti dell'ambiente in cui opera.

2. L'Amministrazione centrale è tenuta a organizzare periodicamente con tutti gli strumenti a disposizione cicli di formazione ai vari livelli professionali. Tali cicli saranno seguiti da momenti di verifica dell'apprendimento eventualmente da prendersi in considerazione insieme con altri elementi di valutazione anche a fini di miglioramento del trattamento economico.

3. L'Amministrazione centrale è tenuta altresì a organizzare momenti di aggiornamento su specifici temi riguardanti le innovazioni imposte dal quadro normativo, istituzionale, tecnologico e ambientale condizionante l'attività dell'Università.

4. L'Amministrazione centrale organizza infine momenti di istruzione su specifici strumenti di intervento, programmi e obiettivi che si pongono all'attenzione delle strutture dell'Università, anche su indicazione delle stesse.

5. I responsabili delle unità organizzative dell'Amministrazione universitaria devono infine curare l'addestramento dei nuovi soggetti che assumono una posizione lavorativa nell'unità stessa, ponendo in essere tutte le misure necessarie ad un rapido e soddisfacente inserimento nel posto di lavoro.

6. I programmi di formazione per il personale sono definiti secondo le procedure e i criteri previsti dalle norme della contrattazione collettiva di lavoro.

Art. 13 - Comunicazione interna ed esterna

1. Il Direttore amministrativo provvede, avvalendosi delle unità organizzative competenti, alla definizione, attuazione e gestione di un piano per razionalizzare la comunicazione nei confronti degli utenti esterni e degli utenti interni, in modo da garantire una informazione completa, tempestiva e permanente sulle iniziative, sulle attività e sui servizi garantiti dalle singole unità organizzative e sulle decisioni degli organi di governo.

2. Il piano di comunicazione deve coinvolgere innanzitutto tutte le unità organizzative dell'Amministrazione universitaria costituite dalle portinerie, dalle segreterie studenti, dalle segreterie di facoltà, dalle segreterie di dipartimento e dagli uffici competenti per la comunicazione e le relazioni con il pubblico che si pongono in condizione di interfaccia con l'utenza esterna, vale a dire coi potenziali studenti, con gli studenti e le loro famiglie, con le istituzioni e le imprese.

3. Il piano di comunicazione deve inoltre essere teso a migliorare i flussi di informazione riguardanti le decisioni degli organi di governo e le unità organizzative responsabili della loro esecuzione.

4. Il piano di comunicazione deve giovarsi di tutti gli strumenti e i supporti di trasmissione dei messaggi e delle informazioni, sia cartacei, sia informatici, sia multimediali, sia fisici, in termini di segnaletica e altro, evitando fenomeni di ridondanza e di eccesso di informazione.


CAPO IV
La produttività

Art. 14 - Valutazione dei risultati

1. Le attività dei responsabili e delle unità organizzative dell'Amministrazione universitaria loro affidate sono valutate con procedimenti di controllo dei carichi di lavoro e di misura dei risultati in termini di qualità conseguita e di grado di raggiungimento degli obiettivi.

2. Gli obiettivi dell'Amministrazione centrale sono definiti nel Piano esecutivo di gestione di cui all'art. 23 del Regolamento d'Amministrazione.

3. Gli obiettivi delle unità organizzative delle Amministrazioni decentrate sono definiti dai rispettivi Direttori, sulla base delle determinazioni degli organi di governo dei centri di spesa e di gestione ordinari, e delle deliberazioni degli organi di governo centrali.

Art. 15 - Incentivazione

1. Ai Responsabili delle unità organizzative dell'Amministrazione universitaria può essere attribuita una indennità di funzione concessa sulla base di quanto previsto dall'art. 16 dello Statuto e dell'art. 84 del Regolamento di Amministrazione.

2. Per incentivare la produttività delle unità organizzative può essere attribuito ad ogni unità organizzativa un fondo che viene distribuito sulla base delle prestazioni rese dal personale dell'unità stessa. Sia l'importo assegnato all'unità organizzativa, sia l'importo assegnato alla singola unità lavorativa è commisurato alla qualità e quantità delle prestazioni realizzate nell'unità di tempo.

3. L'indennità di risultato viene fissata in un livello massimo che poi viene diminuito sulla base di punteggi relativi al minor grado di raggiungimento degli obiettivi e al numero e all'entità dei disservizi rilevati.

4. I fondi per le indennità di risultato sono ripartiti fra le unità organizzative da una Commissione di valutazione finale nominata dal Consiglio d'Amministrazione.

5. Nel caso di attuazione di un progetto diretto a conseguire una significativa contrazione dei costi o un sensibile incremento delle entrate a parità delle risorse assegnate, al personale partecipante può essere concessa una indennità di risultato finanziata con una quota delle economie realizzate, determinata ai sensi del precedente comma terzo.


CAPO V
I ruoli e le responsabilità

Art. 16 - Direttore amministrativo

1. Le competenze e le responsabilità del Direttore amministrativo sono definite dall'art. 23 dello Statuto, dall'art. 34 del Regolamento Generale d'Ateneo e dall'art. 10 del Regolamento d'Amministrazione.

2. Al Direttore amministrativo compete una generale funzione di indirizzo, di direzione, di programmazione, di coordinamento e di controllo delle unità organizzative che compongono l'Amministrazione universitaria, di cui al precedente art. 7, ai fini della formulazione di proposte agli organi di governo e della attuazione delle relative decisioni.

3. Il Direttore amministrativo è direttamente responsabile del risultato delle attività svolte dalle unità organizzative dell'Amministrazione centrale ed è altresì responsabile delle modalità di funzionamento delle unità organizzative dei Centri di gestione e dei Centri di spesa di cui agli art. 57 e 58 dello Statuto e agli art. 91 e 92 del Regolamento d'Amministrazione.

4. Il Rettore con proprio provvedimento nomina, su proposta del Direttore amministrativo, il Direttore amministrativo vicario che lo sostituisce in caso di impedimento o assenza e al quale possono essere conferite deleghe specifiche per la trattazione di particolari materie.

5. Il Direttore amministrativo concorda con i Direttori dei centri di spesa e dei centri di gestione diversi dall'Amministrazione centrale l'assunzione di provvedimenti riguardanti il personale tecnico-amministrativo e il funzionamento dei centri stessi.

6. Tutte le competenze inerenti all'organizzazione dell'Amministrazione universitaria non espressamente attribuite dalle fonti di cui al precedente art. 3 agli organi di governo sono di competenza del Direttore amministrativo e dei dirigenti o loro equiparati.

Art. 17 - Dirigenti

1. Le competenze dei dirigenti sono definite dall'art. 10 dello Statuto, dall'art. 19 del Regolamento Generale d'Ateneo e dall'art. 11 del Regolamento d'Amministrazione.

2. Al dirigente possono essere affidate funzioni di:

a) vicariato del Direttore amministrativo;

b) direzione amministrativa di Aziende;

c) direzione di unità organizzative complesse o responsabilità di attività finali;

d) coordinamento e controllo di più unità organizzative;

e) sviluppo di progetti e attività speciali;

f) studio e programmazione.

3. Il Dirigente è direttamente responsabile del risultato delle attività svolte dalle unità organizzative da lui dirette o coordinate, e ne risponde al Direttore amministrativo.

4. Sono equiparati ai dirigenti, i vicedirigenti e i coordinatori tecnici ove assumano funzioni vicarie ai sensi del precedente art. 16, comma quarto.

Art. 18 - Personale assegnato alle unità organizzative

1. I posti di personale assegnati a ciascuna unità organizzativa dell'Amministrazione universitaria sono determinati da apposito atto di organizzazione denominato "Pianta organica del personale dirigente e tecnico-amministrativo", di seguito indicato come "Pianta organica", previsto dall'art. 68 del Regolamento di Amministrazione e assunto dal Rettore, su proposta degli uffici competenti e a seguito di approvazione del Consiglio d'Amministrazione, previo parere del Senato Accademico.

2. I posti vacanti di personale assegnati a ciascuna unità organizzativa dell'Amministrazione universitaria dalla Pianta organica sono progressivamente coperti sulla base del "Programma triennale del fabbisogno di personale" proposto dal Direttore amministrativo e approvato dal Consiglio d'Amministrazione, previo parere del Senato Accademico, subordinatamente alle risorse finanziarie disponibili.

Art. 19 - Livelli di responsabilità delle unità organizzative



1. Ogni unità organizzativa dell'Amministrazione universitaria è affidata alla responsabilità di una persona, che nei provvedimenti amministrativi sarà denominato "Responsabile" nominato con decreto del Rettore su proposta del Direttore amministrativo, e formalmente assume le seguenti denominazioni:



a) Caporipartizione, per le Ripartizioni;

b) Capocentro, per i Centri di supporto all'Amministrazione centrale;

c) Capo della Segreteria, per le Segreterie dell'Amministrazione centrale;

d) Segretario amministrativo di Dipartimento;

e) Segretario amministrativo di Presidenza;

f) Bibliotecario;

g) Coordinatore di laboratorio.

2. Ferme restando le competenze del Direttore amministrativo, secondo quanto disposto dal comma 1 dell'art. 34 del Regolamento Generale di Ateneo, la posizione di Responsabile di unità organizzativa comporta l'autorità e la responsabilità per la gestione, il coordinamento e il controllo delle attività affidate all'unità organizzativa stessa dall'"Ordinamento degli Uffici e dei Servizi" e da altri provvedimenti dell'Amministrazione. Il Responsabile è tenuto ad una gestione fondata sui principi di buona amministrazione di cui al precedente art. 8

3. La posizione di Responsabile viene affidata fino a revoca motivata alla persona che abbia il livello di inquadramento adeguato e che presenti le caratteristiche professionali e le attitudini personali necessarie alla assunzione della responsabilità di gestione di una unità organizzativa.

4 Qualora nell'unità organizzativa interessata non sia presente un dipendente di ruolo di inquadramento adeguato alla responsabilità, la posizione deve essere ricoperta mediante ricorso a:

a) Dirigente o Vicedirigente, che assume la posizione in qualità di facente funzione;

b) Responsabile di altra unità organizzativa, che assume la posizione in qualità di facente funzione a seguito di incarico;

c) Dipendente di ruolo di pari inquadramento in servizio in altra unità organizzativa, con conseguente trasferimento alla unità organizzativa interessata;

d) posizione corrispondente a quanto previsto dal successivo comma settimo.

5. In caso di vacanza, la posizione di Responsabile deve essere immediatamente ricoperta con provvedimento formale ancorché non definitivo.

6. La posizione di Responsabile può essere assegnata anche a persona diversa da quella di qualifica superiore presente nell'unità organizzativa, qualora questi appartenga ad area diversa da quella prevista dall'"Ordinamento degli Uffici e dei Servizi" ovvero sia dotato di competenze particolarmente specialistiche di carattere tecnico o professionale. In tal caso si applica il comma 4 del presente articolo.

7. Per ogni Responsabile di unità organizzativa dell'Amministrazione centrale è previsto un Sostituto nominato con provvedimento del Direttore amministrativo su proposta del Responsabile. Il Sostituto coadiuva il Responsabile e lo sostituisce in caso di impedimento o assenza temporanei per la gestione ordinaria. Salvo che per casi di forza maggiore devono essere sempre garantite in orario di servizio la presenza e la reperibilità presso l'unità organizzativa del Responsabile o, alternativamente, del Sostituto. Il Responsabile deve aver cura di formare e di informare costantemente il Sostituto sulle attività in corso nell'unità organizzativa. I nomi dei Responsabili e dei rispettivi Sostituti devono essere adeguatamente pubblicizzati a cura del Direttore amministrativo sia nell'unità organizzativa interessata che presso tutte le unità organizzative e strutture dell'Amministrazione universitaria.

8. Le modalità di sostituzione del Responsabile di unità organizzativa delle Amministrazioni decentrate saranno definite dal Responsabile della struttura in conformità alle disposizioni d'Ateneo.

9. Le sottounità organizzative di cui al precedente art. 7, commi quarto e quinto, sono affidate alla responsabilità di una persona nominata con provvedimento del Direttore amministrativo su proposta del Responsabile dell'unità organizzativa interessata.


CAPO VI
La programmazione



Art. 20 - Programmazione delle attività dell'Amministrazione centrale



1. La programmazione delle attività delle unità organizzative dell'Amministrazione centrale si realizza attraverso una attenta ricognizione dei ritmi temporali delle prestazioni di servizi finali agli utilizzatori esterni, quali gli studenti e le imprese, e agli utilizzatori interni di servizi intermedi, quali i dipendenti e le unità organizzative che si pongono a valle dei singoli processi.

2. Il Direttore amministrativo insieme ai dirigenti, vicedirigenti ed equiparati cura la programmazione delle attività delle unità organizzative dell'Amministrazione centrale.

3. I Responsabili delle unità organizzative dell'Amministrazione centrale applicano i principi di cui al precedente art. 8 attraverso una attenta opera di programmazione e di coordinamento. La successione delle attività e delle operazioni nel corso dell'anno deve prevedere la programmazione delle scadenze e delle conseguenti necessità di personale a fronte di picchi di attività.

4. Ogni unità organizzativa dell'Amministrazione centrale, per il tramite del proprio Responsabile, espone il piano delle singole operazioni e dei vari adempimenti annuali in apposite riunioni di coordinamento per garantire un corretto rispetto delle interconnessioni fra le varie unità organizzative di cui al precedente art. 7.

5. Il coordinamento delle attività delle unità subordinate viene programmato dai Responsabili. Sono elementi fondamentali della programmazione la disponibilità di risorse umane, finanziarie e strumentali. Esse sono previste eventualmente con appositi diagrammi annuali delle presenze e assenze del personale in relazione al volume delle prestazioni, dell'approvvigionamento di materiali, degli apprestamenti tecnici ed edilizi, dell'accantonamento delle risorse finanziarie. Nelle riunioni di coordinamento di cui al precedente comma terzo, i dati vanno comunicati alle strutture interconnesse.

6. Gli obiettivi da raggiungere e i programmi da attuare sono definiti nel Piano esecutivo di gestione previsto dall'art. 23 del Regolamento di Amministrazione.

7. Ogni anno entro il mese di dicembre i Responsabili delle unità organizzative sottopongono all'esame del Direttore amministrativo il programma delle attività annuali dell'anno successivo e questi le raccoglie in appositi diagrammi delle interconnessioni e degli andamenti temporali.

Art. 21 - Programmazione delle attività delle Amministrazioni decentrate



1. La programmazione delle attività delle unità organizzative operanti nelle strutture didattiche, scientifiche e di servizio costituenti le Amministrazioni decentrate si attua secondo le direttive e le disposizioni dei rispettivi Direttori.

2. Il coordinamento dei programmi di attività delle Amministrazioni decentrate con quelle dell'Amministrazione centrale si attua sulla base delle determinazioni degli organi di governo centrali.


CAPO VII
I progetti e le procedure



Art. 22 - Progetti



1. I progetti rappresentano modalità organizzative dell'Amministrazione universitaria riguardanti situazioni in cui:

a) occorra raggiungere un obiettivo autonomo e innovativo;

b) sia richiesta l'aggregazione di risorse e competenze interconnesse anche di differenti unità organizzative;

c) sia necessario organizzare e gestire un'attività temporalmente definita e che preveda un termine iniziale e un termine finale;

d) sia richiesto un livello eccezionale di efficacia e di efficienza.

2. La definizione e l'attuazione del progetto può essere affidata ad un Responsabile di progetto ai sensi dell'art. 14 del Regolamento d'Amministrazione.

Art. 23 - Procedure



1. I flussi di attività dell'Amministrazione universitaria sono organizzati in procedure che, quanto al risultato finale ed ai modi di misurazione dello stesso, si distinguono in procedimenti amministrativi ed in processi interni.

2. I procedimenti amministrativi sono sequenze ordinate di atti e documenti finalizzati a realizzare provvedimenti amministrativi.

3. I procedimenti amministrativi si scompongono in "fasi" ed in "subprocedimenti". Le fasi corrispondono all'insieme delle attività concatenate eseguite da una stessa unità organizzativa. Esse non danno origine a trasferimenti di documenti verso altre unità organizzative. Per subprocedimento s'intende invece un insieme di attività che coinvolgono più di una unità organizzativa.

4. Le modalità organizzative seguite dall'Amministrazione universitaria sotto il profilo dei procedimenti amministrativi sono disciplinate dal Regolamento applicativo della legge 241/1990.

5. I processi interni sono sequenze ordinate di atti eterogenei e di decisioni finalizzati a realizzare prestazioni sulla base dell'impiego di risorse prestabilite.

6. I risultati in termini di prestazioni fornite agli utilizzatori interni o esterni devono essere identificabili, misurabili e controllabili, in termini di standard quantitativi e qualitativi, nel grado di soddisfazione recato agli utilizzatori interni o esterni.

CAPO VIII
Gli atti e i provvedimenti organizzativi



Art. 24 - Provvedimenti formali



1. Gli atti con i quali si adottano provvedimenti e si assumono le decisioni da parte degli organi dell'Università sono i seguenti:

a) Organi centrali di governo:

1) Decreto rettorale (DR) a carattere definitivo o soggetto a ratifica;

2) Delibera del Senato Accademico (DEL. SA);

3) Delibera del Consiglio d'Amministrazione (DEL. CdA);

4) Delibera del Consiglio degli Studenti (DEL. CdS);

b) Direttore amministrativo:

1) Provvedimento dirigenziale (PD), con contenuti permanenti;

2) Ordine di servizio (OdSD), con contenuti temporanei;

c) Facoltà:

1) Decreto Presidenziale (DP), a carattere definitivo o soggetto a ratifica;

2) Ordine di Servizio del Preside (OdSP), a carattere temporaneo;

3) Delibera del Consiglio di Facoltà (DEL. CdF);

4) Delibera del Consiglio di Corso di Laurea (DEL.DL);

5) Delibera del Consiglio di Corso di Diploma (DEL.DU);

6) Delibera del Consiglio di Scuola di Specializzazione (DEL.DS);

d) Dipartimento:

1) Decreto Direttoriale (DD), a carattere definitivo o soggetto a ratifica;

2) Ordine di Servizio del Direttore (OdSD) a carattere temporaneo;

3) Delibera della Giunta di Dipartimento (DEL.GdD);

4) Delibera del Consiglio di Dipartimento (DEL.CdD);

5) Provvedimento segretariale a carattere definitivo o soggetto a ratifica.

6) Delibera del Collegio dei Docenti del Dottorato di Ricerca (DEL.DR);

e) Unità organizzative dell'Amministrazione centrale:

1) Determinazioni (DET.UO), se a carattere permanente;

2) Ordine di servizio (OdS.UO), se a carattere temporaneo.

2. Per le altre strutture si procede in analogia o si rinvia ai rispettivi regolamenti interni.

3. Ogni provvedimento deve essere datato, protocollato e progressivamente numerato.

4. Con proprio Provvedimento dirigenziale il Direttore amministrativo provvede a definire i livelli di responsabilità e i documenti la cui sottoscrizione è affidata ai Responsabili delle unità organizzative e al personale delle varie qualifiche, salvo quanto già previsto ai commi precedenti.

5. I contenuti dei provvedimenti che riguardano l'attribuzione di una posizione di responsabilità sono i seguenti:

a) nomina, che comporta l'attribuzione ad una persona di qualifica funzionale adeguata, della responsabilità di direzione di una unità o sottounità organizzativa;

b) incarico, che comporta l'attribuzione ad una persona di qualifica funzionale inferiore o superiore a quella prevista dalla classificazione professionale vigente e dalla Pianta organica, della responsabilità di direzione di una unità organizzativa o di un procedimento interno o di un progetto o di un servizio e garanzia dell'autonomia necessaria all'espletamento dei compiti insiti nella posizione;

c) delega, costituita dall'atto esplicito e inequivoco e formalmente accettato con cui sono trasferite unicamente a dirigenti o loro equiparati, in quanto soggetti tecnicamente e professionalmente idonei ed adeguati, funzioni e poteri effettivi, anche sotto il profilo economico, propri del delegante, rimanendo esonerato quest'ultimo da responsabilità per fatti e atti del delegato.


CAPO IX
Norme finali



Art. 25 - Servizio di controllo interno



1. Il servizio di controllo interno, previsto dall'art. 20 del D. Lgs. 80/1998 e successive modificazioni e integrazioni e dall'art. 5 della Legge 537/1993 e successive modificazioni e integrazioni, è affidato ad una unità organizzativa dell'Amministrazione centrale, individuata nell' "Ordinamento degli uffici e dei servizi", che, sulla base dei criteri proposti dal Nucleo di Valutazione e approvati dagli organi di governo centrali e delle informazioni fornite dall'Amministrazione universitaria, ha il compito di:

a) verificare il grado di attuazione dei programmi e di raggiungimento degli obiettivi;

b) verificare il livello di qualità, di efficacia, di efficienza, di imparzialità e di trasparenza;

c) misurare mediante opportune procedure, il grado di soddisfazione degli utenti esterni rispetto alle prestazioni offerte dall'Amministrazione universitaria e dalle strutture didattiche e scientifiche;

d) misurare mediante opportune procedure, il grado di soddisfazione delle unità organizzative rispetto alle prestazioni delle unità organizzative fornitrici di servizi e dei dipendenti rispetto alle condizioni di lavoro;

e) verificare i carichi di lavoro delle unità organizzative che lamentano situazioni di sottodimensionamento degli organici oppure delle unità che presentino situazioni di sovradimensionamento del personale assegnato;

f) misurare i costi monetari e non monetari da disservizio.

2. Il servizio di controllo interno esegue le sue analisi sulla base di un piano annuale di controlli o su richiesta degli organi di governo e di direzione amministrativa.

3. Il servizio di controllo interno espone i risultati delle operazioni effettuate in una relazione annuale e in eventuali relazioni specifiche riguardanti particolari operazioni di controllo, indirizzate al Nucleo di Valutazione, oltre che al Rettore e al Direttore amministrativo.

4. Sulla base dei riscontri del servizio di controllo interno verrà definita l'entità delle indennità di risultato e delle quote dei fondi per il miglioramento della produttività di cui al precedente art 15.

Art. 26 - Servizio organizzazione degli uffici e dei servizi



1. E' altresì istituito un servizio per l'organizzazione degli uffici e dei servizi, affidato all'unità organizzativa dell'Amministrazione centrale individuata nell' "Ordinamento degli uffici e dei servizi", cui è attribuito il compito di:

a) curare la predisposizione degli atti e dei provvedimenti, delle procedure e dei processi inerenti all'organizzazione del lavoro del personale tecnico-amministrativo, in relazione agli aspetti di creazione, modifica, soppressione dei ruoli e delle strutture, ivi compresa la gestione amministrativa delle indennità previste dal precedente Capo IV;

b) assistere la Delegazione di parte pubblica nelle relazioni sindacali mediante un supporto operativo e documentale;

c) curare la predisposizione e la manutenzione costante di un sistema informativo di misurazione delle prestazioni individuali e di gruppo ai fini della programmazione delle risorse umane e del loro sviluppo;

d) proporre e organizzare i programmi di formazione, addestramento, aggiornamento e qualificazione professionale del personale tecnico-amministrativo;

e) sottoporre ad analisi le procedure vigenti e proporre eventuali miglioramenti per una riduzione dei carichi di lavoro e la riduzione dei costi.

Art. 27 - Allegati



1. Gli allegati al presente Regolamento non formano parte integrante dello stesso e sono modificabili con provvedimenti degli organi competenti.

Art. 28 - Natura del presente regolamento



1. Il presente Regolamento ha natura di Regolamento interno d'Ateneo secondo quanto previsto dall'art. 64 dello Statuto e rappresenta strumento di attuazione del Regolamento d'Amministrazione ai sensi dell'art. 68 del Regolamento Generale d'Ateneo.


Art. 29 - Entrata in vigore



1. Il presente Regolamento entra in vigore a partire dal primo giorno del mese successivo a quello di emanazione con Decreto rettorale.

Aggiornato il 28/10/2005
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