Regolamento per la disciplina delle spese di rappresentanza, delle spese di organizzazione eventi e altre spese legate ai rapporti con enti esterni per lo svolgimento di attività istituzionali

Emanato con D.R. 1235 del 14.12.2021

TITOLO I - DISPOSIZIONI GENERALI

Articolo 1 - Disposizioni di carattere generale

1. L'Ateneo ha facoltà di assumere a carico del proprio bilancio, nei limiti e con le modalità di cui ai successivi articoli, spese finalizzate a mantenere o ad accrescere il prestigio, il ruolo e la presenza nel contesto sociale nazionale ed internazionale dell’ente, per il miglior perseguimento delle sue finalità istituzionali.
2. L’Ateneo ha inoltre facoltà di assumere, a carico del proprio bilancio, spese inerenti ad incontri di lavoro con Enti esterni, nell’ambito dei rapporti di collaborazione per lo svolgimento di attività istituzionali e nei limiti delle tipologie e degli importi definiti nel presente Regolamento.
3. Le spese di cui ai precedenti commi sono classificate in:
a) spese di rappresentanza;
b) spese per organizzazione eventi;
c) altre spese legate al rapporto con enti esterni e con soggetti agli stessi appartenenti, per lo svolgimento di attività istituzionali.
4. Sono criteri di ammissibilità comuni alle tre tipologie di spesa:
a) il perseguimento e la stretta correlazione con le finalità istituzionali;
b) il decoro, la sobrietà, la ragionevolezza, la proporzionalità;
c) lo stanziamento di bilancio.
5. La valutazione sulla ammissibilità della spesa di rappresentanza viene effettuata dai soggetti di cui all’art. 4, entro i limiti di spesa agli stessi conferiti dal Consiglio di Amministrazione.

TITOLO II – SPESE DI RAPPRESENTANZA

Articolo 2 - Definizione delle spese di rappresentanza

1. Sono considerate spese di rappresentanza quelle spese che riguardano attività ufficiali finalizzate a suscitare sull’attività istituzionale dell’Ateneo l’interesse dell’opinione pubblica e a proiettare all’esterno, nel panorama istituzionale nazionale e internazionale, la sua immagine, in correlazione all’esigenza di rappresentatività e di accrescimento del suo ruolo o prestigio.
2. Non si qualificano spese di rappresentanza le spese legate ai normali rapporti istituzionali e di servizio o a favore di soggetti non rappresentativi degli Enti di appartenenza. Non sono, in particolare, considerate spese di rappresentanza:
- quelle legate ad eventi istituzionali di Ateneo quali, a titolo esemplificativo: eventi di divulgazione scientifica, eventi con finalità didattiche, eventi inerenti ad attività di relazione con il territorio, inaugurazione dell’Anno Accademico, altri eventi analoghi;
- quelle legate ad incontri istituzionali e di servizio con Enti esterni che non abbiano i
connotati della rappresentanza sopra delineati.

Articolo 3 - Tipologie delle spese di rappresentanza

1. Le spese che si possono assumere a carico del bilancio di Ateneo per le finalità di cui
all’articolo 2 sono quelle connesse a:
a) piccole consumazioni, rinfreschi, colazioni di lavoro o ristorazione in occasione di incontri tra uno dei soggetti di cui all’art. 4 e personalità esterne all’Ateneo, ad adeguato livello di rappresentanza dell’Istituzione di appartenenza o di adeguato profilo nei campi della cultura, della scienza o nel contesto sociale. In tali casi i soggetti di cui all’art. 4, per motivate circostanze, possono designare alla partecipazione dipendenti o collaboratori dell’Università in funzione del ruolo ricoperto dagli stessi.
b) necrologi, pubblicazione di epigrafi o articoli di stampa in occasione del decesso di dipendenti o collaboratori, di componenti degli organi di governo, di membri della comunità accademica, di autorità e personalità estranee all’Università che abbiano contribuito al prestigio dell’Ateneo;
c) atti di cortesia consistenti nella consegna di targhe, medaglie, omaggi floreali e omaggi in genere, di natura simbolica e di modico valore;
d) atti di ospitalità inerenti a viaggio, vitto e alloggio, con l’esclusione delle spese di carattere personale, per personalità esterne in visita all’Ateneo e rappresentative dell’Istituzione di appartenenza ovvero di adeguato profilo nei campi della cultura, della scienza o nel contesto sociale;
e) ogni altro atto o attività che persegua le finalità di cui all’art. 2, comma 1, tenendo conto delle linee guida ricavabili dalla decisione della Corte dei Conti, Sezione Regionale della Lombardia n. 19/2021.

Articolo 4 - Soggetti abilitati alla disposizione delle spese di rappresentanza

1. Le spese di rappresentanza possono essere disposte esclusivamente dal Rettore e dal Direttore Generale.

Articolo 5 - Imputazione contabile delle spese di rappresentanza

1. Le spese di rappresentanza devono essere poste a carico di apposito conto di bilancio nel rispetto dei limiti di stanziamento annuale eventualmente disposti da norme di legge e da disposizioni del Consiglio di Amministrazione.

Articolo 6 - Documentazione e motivazione delle spese di rappresentanza

1. Tutte le spese di rappresentanza devono essere adeguatamente documentate e motivate.

TITOLO III – SPESE PER ORGANIZZAZIONE DI EVENTI

Articolo 7 - Definizione spese per organizzazione di eventi

1. Sono considerate spese di organizzazione di eventi quelle spese che riguardano attività finalizzate alla promozione e valorizzazione delle attività istituzionali dell’Ateneo (didattica, ricerca, terza missione), assicurandone la proiezione all’esterno.
2. Tali spese possono essere sostenute in occasione di:
a) manifestazioni, convegni, tavole rotonde, fiere, mostre, seminari ed altri simili eventi;
b) cerimonie istituzionali e iniziative di comunicazione istituzionale;
c) lauree ad honorem;
d) accoglienza di delegazioni italiane e internazionali;
e) altri eventi o iniziative analoghe che rispettino le finalità di cui al comma 1.

Articolo 8 - Tipologie delle spese per organizzazione eventi

1. Le spese per l’organizzazione di eventi devono essere sostenute avvalendosi, in via prioritaria, delle risorse e dei servizi disponibili all’interno dell’Ateneo.
2. Le spese che si possono assumere su fondi di Ateneo per le finalità di cui all’art.7 sono quelle connesse a:
a) spese di organizzazione e gestione dell’evento/iniziativa (locandine e stampati in generale, affitto aule, agenzie organizzazione eventi, stampe di inviti, addobbi ed impianti vari, servizi fotografici, trasporti, forniture e servizi per l'organizzazione, etc.);
b) spese relative a rinfreschi, buffet e simili funzionali all’evento;
c) pranzi e colazioni di lavoro strettamente funzionali all’evento. Le spese ammissibili sono quelle sostenute per i partecipanti esterni all’Ateneo e per quelli interni. Per gli interni deve essere sinteticamente giustificata la presenza;
d) compensi e/o spese di viaggio, vitto e alloggio (escluse spese personali), strettamente
funzionali alla partecipazione all’evento, a favore dei soli relatori;
e) spese per materiale promozionale, targhe, medaglie, libri, coppe, composizioni floreali e similari a valore prevalentemente simbolico, con prevalenza di oggettistica istituzionale caratterizzata dal logo di Ateneo, strettamente finalizzate all’evento;
f) altre spese non ricomprese nei punti precedenti necessarie alla realizzazione dell’evento.

Articolo 9 - Documentazione e imputazione contabile delle spese per organizzazione eventi

1. Le spese relative al Titolo III, autorizzate nell’ambito dei poteri di spesa attribuiti dal Consiglio di Amministrazione, trovano copertura negli appositi fondi di bilancio.
2. Per le spese di cui all’art. 8, comma 2, lett. c) devono essere forniti gli elenchi nominativi dei partecipanti specificando se interni od esterni all’Ateneo nonché deve essere sinteticamente motivata la presenza degli interni.

TITOLO IV - ALTRE SPESE LEGATE AI RAPPORTI CON ENTI ESTERNI PER LO SVOLGIMENTO DI ATTIVITA’ ISTITUZIONALI

Articolo 10 - Definizione, tipologie e limiti delle spese legate ai rapporti istituzioni con Enti esterni

1. Sono considerate spese legate ai rapporti con enti esterni per lo svolgimento di attività istituzionali quelle spese che sono inerenti ad incontri di lavoro nell’ambito di rapporti di collaborazione.
2. Le spese ammesse sono quelle relative a colazioni o pranzi di lavoro tra i soggetti esterni e i soggetti interni.
3. Le spese per le colazioni o pranzi di lavoro non possono eccedere i limiti di rimborso previsti per le missioni dal “Regolamento delle missioni” dell’Università e, autorizzate nell’ambito dei poteri di spesa attribuiti dal Consiglio di Amministrazione, devono trovare copertura negli appositi stanziamenti di bilancio.
4. Nella richiesta di rimborso dovranno essere indicate le finalità istituzionali, dovranno essere riportati i nominativi dei partecipanti, specificando se esterni od interni, e dovrà essere motivata sinteticamente la presenza degli interni.