Aggiornamento al 02/08/2020

I lavori sono conclusi. I servizi sono nuovamente attivi.

E' stata pubblicata la guida per la migrazione dei dati dal vecchio portale di posta.

PER DOCENTI: Reinserimento studenti nei team esistenti

Qualora fosse necessario concedere l’accesso ai team esistenti agli studenti sarà necessario reinvitarli.
Per fare questo i proprietari dei team potranno scegliere tra:

• Reinvitare gli studenti singolarmente, utilizzando il tasto "Aggiungi membro" e inserendo l’indirizzo mail Spes
       (cliccare sull'immagine per ingrandirla)

oppure

• Invitare più studenti contemporaneamente:
  
  
  • inviando loro il link di collegamento al team tramite mail, Esse3 o pubblicandolo su una pagina personale, se utilizzata, come ad esempio https://people.uniud.it dove è presente una sezione Teledidattica.
    Per generare il link del team bisogna andare nel team e cliccare Richiedi il collegamento al team.
    Lo studente in possesso del Link potrà inserirsi nel team semplicemente cliccando sul link.
    Poi il docente dovrà approvare la richiesta di accesso andando su Gestisci il team, Richieste in sospeso.
    Video tutorial su questa modalità: https://videotutorial.uniud.it/node/60
    
    
  • generare un Codice di accesso al singolo team comunicandolo agli studenti con le modalità di cui sopra.
    Per generare il Codice di accesso del team bisogna andare nel team, cliccare Gestisci il team, andare alla scheda Impostazioni, sezione Codice del team e premere Genera.
    Lo studente in possesso del Codice potrà inserirsi nel team andando in Teams alla voce Unisciti ad un team o creane uno e inserendo il Codice nella casella  Partecipa a un team con un codice.
    Video tutorial su questa modalità: https://videotutorial.uniud.it/node/77

La differenza tra queste due modalità è che, nel primo caso, il docente deve approvare la richiesta di partecipazione al team da parte degli studenti, mentre nel secondo saranno ammessi automaticamente

Aggiornamento al 31/07/2020-Programma attività

Da venerdì 31 luglio ore 18:00

- Cambio Username da matricola@aulecsit.uniud.it a matricola@spes.uniud.it sul sistema Active Directory studenti. Gli utenti dovranno accedere ai servizi informatici con il nuovo username eventualmente modificando le configurazioni dei sistemi come indicato in seguito in questa pagina.

- Sospensione ricezione posta al dominio @spes.uniud.it. Le mail rimarranno in attesa.  

- Rimozione dal vecchio portale di posta (accessibile da http://spes.uniud.it al link "Leggi la posta" utilizzando username matricola@aulecsit.uniud.it) degli indirizzi @spes.uniud.it da tutte le caselle. L’utente potrà continuare ad accedere e inviare e ricevere mail con l’indirizzo matricola@uniud.onmicrosoft.com.

- Spostamento dal vecchio al nuovo portale di posta del dominio DNS @spes.uniud.it.

- Rimozione dal nuovo portale di tutti gli studenti precedentemente caricati come ospiti per gli accessi a Teams.

- Creazione sul nuovo portale degli utenti studente e assegnazione licenze Microsoft365.

- Riattivazione della ricezione della posta al dominio @spes.uniud.it. Le mail rimaste in attesa vengono consegnate alle relative caselle. Gli utenti potranno accedere al nuovo portale sempre da http://spes.uniud.it al link Leggi la posta utilizzando il nuovo username matricola@spes.uniud.it).

- Comunicazione all’utenza della fine lavori.

- Gli studenti andranno reinseriti nei Teams.

- Gli utenti fino al 31 ottobre potranno accedere al vecchio portale e migrare i propri dati al nuovo come indicato in questa pagina.

Aggiornamento al 23/07/2020

Da venerdì 31 luglio (dalle ore 18.00) a mercoledì 5 agosto il servizio di posta elettronica SPES potrà essere temporaneamente non disponibile.

Tutte le mail inviate agli indirizzi @spes.uniud.it durante tale periodo saranno recapitate solo dopo la ripartenza del servizio. L’accesso al portale Office 365 sarà comunque garantito con le solite credenziali.

Presentazione e sistemi coinvolti

Vista l’esperienza della didattica a distanza affrontata durante questo semestre e proseguendo nel miglioramento dei servizi offerti dall’Ateneo, nelle prossime settimane si procederà ad alcuni aggiornamenti del servizio di posta elettronica SPES e dei sistemi di autenticazione per studenti. Questo porterà alla semplificazione delle procedure di accesso ai servizi informatici e ad un consolidamento delle funzionalità di Microsoft Teams. In particolare, grazie alle modifiche che verranno introdotte, gli account studenti non saranno più considerati “esterni” all’organizzazione rimuovendo le limitazioni che questo comportava.

Per ridurre al minimo il disagio che tale adeguamento provocherà, le attività sono state pianificate nei mesi di luglio e agosto; durante tale periodo si verificheranno pertanto alcune riduzioni della disponibilità dei servizi e sarà richiesto di apportare semplici modifiche alle configurazioni dei propri dispositivi.

I servizi coinvolti saranno:

• posta elettronica studenti e ambiente Microsoft 365
• didattica online con Teams
• accesso alla rete Wi-Fi “eduroam”
• accesso alla rete tramite portale autenticato (zeroshell)
• Primo, Alma, EZproxy
• sistema Helpdesk

Dettagli tecnici sulle operazioni in programma

Il servizio SPES si basa sull’ambiente di produttività in cloud Microsoft 365. Tale sistema rende disponibili agli utenti la posta elettronica, i pacchetti Office, Onedrive, Teams e molte altre App.

Questo ambiente (definito tecnicamente “tenant”) è separato da quello che l’Ateneo rende disponibile a docenti e personale. Questa separazione che ha ragioni storiche legate ai diversi tempi di attivazione dei due servizi e all'opportunità di mantenere separate le strutture logiche per questioni di sicurezza, ha creato difficoltà e limitazioni nell’uso di Microsoft Teams durante la fase emergenziale.

In particolare, nei team creati dai docenti per le lezioni, gli studenti sono considerati “ospiti” esterni all’organizzazione, essendo inseriti in un tenant diverso. Questo limita significativamente le funzionalità per la didattica on line disponibili in Teams come, ad esempio, l’accesso diretto alle registrazioni delle lezioni. L'integrazione permetterà l'utilizzo di tutte le potenzialità offerte dal sistema che tra l'altro è in continua evoluzione.

Le attività previste saranno quindi:

Unione del tenant studenti (SPES) con il tenant docenti/personale (UNIUD)

Questa operazione consisterà nello spostamento di tutti gli studenti al tenant UNIUD, aggregando di fatto tutti gli utenti in un unico ambiente ed eliminando le limitazioni causate dalla separazione.
Nel passaggio, che interesserà solo gli utenti SPES e non UNIUD, verranno mantenuti l’indirizzo di posta, le credenziali d’accesso e non vi saranno cambiamenti nell’utilizzo dei prodotti.

Impatto utente:

 - sospensione dell’accesso alla posta SPES per un breve periodo;
 - migrazione dati: nei giorni seguenti al 5 agosto sarà possibile procedere in autonomia al trasferimento dei dati dalle vecchie alle nuove caselle di posta (mail, calendari, contatti, i file personali su Onedrive, SharePoint, le configurazioni di inoltro delle mail, i team creati e i gruppi). Tale operazione sarà possibile fino al 31 ottobre 2020, fino a tale data rimarrà raggiungibile, con lo username matricola@aulecsit.uniud.it e la stessa password, l’accesso al vecchio portale. 
Verranno pubblicate a breve le istruzioni su come effettuare la migrazione;
- accesso ai teams delle lezioni: gli studenti, che precedentemente venivano inseriti nei team con account per membri esterni, dopo la migrazione saranno rimossi e andranno reinseriti nei singoli teams con il loro account SPES istituzionale;

Modifica username di accesso

L’accesso a Microsoft 365 (quindi alla posta e a Teams) avviene tramite le credenziali fornite agli utenti all’atto dell’iscrizione.

Grazie al sistema di autenticazione unica d’Ateneo, con gli stessi accessi è possibile fruire anche dei servizi: aule informatiche, Wi-Fi “eduroam”, rete cablata tramite portale di autenticazione (zeroshell), Primo, Alma, EZproxy, U-gov, sistema helpdesk.

Attualmente lo username di accesso a questi servizi è del tipo matricola@aulecsit.uniud.it; a seguito delle modifiche che verranno apportate sarà sostituito con matricola@spes.uniud.it per uniformarlo all’indirizzo mail dell’utente. Sarà comunque mantenuto l’alias di posta cognome.nome@spes.uniud.it e le password non verranno modificate.

Impatto utente:

- l’accesso via web a Microsoft 365 (posta e altri servizi): avverrà con username matricola@spes.uniud.it;
- sarà necessaria la riconfigurazione dei client di posta su computer e altri dispositivi mobili; 
- accesso alla rete Wi-Fi “eduroam”: si consiglia di riscaricare l’eseguibile o app eduroamCAT, inserendo, durante l’esecuzione, le nuove credenziali;
- accesso alla rete cablata tramite portale di autenticazione (zeroshell): tra le opzioni del menù a tendina del dominio, selezionare “spes.uniud.it”;
- l’accesso a Primo, Alma, EZproxy avverrà con username matricola@spes.uniud.it;
- lezioni in Teams: sarà necessario il reinserimento degli studenti nei team esistenti;
- accesso via web all’helpdesk: avverrà con username matricola@spes.uniud.it.

Infografica: come cambia lo username per gli accessi

Contatti

Per richiedere assistenza aprire un ticket (Incident) nel sistema Helpdesk con categoria "Aggiornamento Spes" (per gli studenti accesso con il nuovo nome utente matricola@spes.uniud.it)

Gli studenti per problemi urgenti possono contattare il seguente recapito telefonico:

• per studenti: 0432 558898 (orario: 9:00-12:00 e 14.30-17.30 - venerdì solo 9:00-12:00)

Pagina in aggiornamento (aggiornata il 21 agosto 2020).