DIPARTIMENTO DI STUDI UMANISTICI E DEL PATRIMONIO CULTURALE
DIPARTIMENTO DI STUDI UMANISTICI E DEL PATRIMONIO CULTURALE

Organizzare un evento

AVVISO

Durante il periodo caratterizzato dalla pandemia da COVID-19, l'Ateneo ha emanato delle linee guida per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus SARS-CoV-2 che offrono indicazioni, misure di prevenzione e protezione specifiche per lo svolgimento dei convegni e congressi in presenza. Per quanto non specificato, si raccomanda di fare riferimento al protocollo di sicurezza di Ateneo, disponibile on-line su portale https://gessica.uniud.it > coronavirus. In particolare si segnala che durante la pandemia da COVID-19 la capienza delle Sale/Aule per Eventi è ridotta al 50% e il servizio di catering può essere allestito esclusivamente all'esterno della sede

FASI DELL'ORGANIZZAZIONE

1. Individuare la sede

L'individuazione della sede si effettua attraverso il portale EasyRoom dove è possibile verificare la disponibilità degli spazi di Ateneo, dislocati nelle diverse sedi universitarie e procedere alla prenotazione online che sarà seguita da un messaggio automatico di conferma.

La prenotazione online va completata inviando all'indirizzo: prenotazionespazi@uniud.it dell'apposita modulistica composta da:

a) modulo richiesta prenotazione spazi (pdf);

b) modulo prescrizioni (pdf);

c) modulo liberatoria per mostre (pdf)

2. Copertura finanziaria

La copertura finanziaria di un Evento è costituta da fondi provenienti da:

a) progetti di ricerca;

b) progetti PRID;

c) finanziamenti di Ateneo;

d) finanziamenti esterni (Regione, Fondazione FRIULI, ecc.);

e) contributo del Dipartimento di Eccellenza (in questo caso la richiesta sarà sottoposta alla Commissione Ricerca del DIUM che stabilirà l'ammontare del finanziamento).

Ogni tipologia di spesa (pernottamenti, pranzi/cene/coffee break, catering) deve essere puntualmente descritta nel Modulo richiesta di acquisto di beni/fornitura di servizi che, una volta compilato, sarà trasmesso alla Sezione Amministrativa che provvederà ad inoltrare al fornitore il buono d'ordine con le indicazioni utili alla fatturazione.

3. Ospiti e Ospitalità

a) ospiti

I Relatori/Conferenzieri sono individuati dal promotore dell'iniziativa che tempestivamente dovrà conferire l'incarico, secondo la procedura indicata nel vademecum, inoltrando con congruo anticipo (15 gg per i residenti in Italia, 20gg per i non residenti) il Modello proposta di affidamento di incarico per conferenza o seminario alla dott.ssa Daniela Fabrici ()

Durante l'emergenza da COVID-19 ogni partecipante ad un evento in Ateneo deve compilare il Modello_autodichiarazione_utenza che va conservata dagli organizzatori per almeno 14 giorni dopo la conclusione dell'iniziativa

 b) ospitalità

L'ospitalità riguarda:

  • l'accoglienza presso gli alberghi cittadini individuati nelle categorie 4 e 3 stelle, inclusi nell''Accordo quadro con l'Ateneo che presuppone tariffe agevolate, purché la prenotazione sia fatta dal Dipartimento attraverso l'invio di una mail, alla quale seguirà il relativo buono d'ordine;
  • l'organizzazione di momenti di ristoro quali coffee break, pranzi e/o cene realizzati o con il servizio catering proposto dall'Ateneo (durante l'emergenza concesso esclusivamente all'esterno), oppure presso ristoranti cittadini previa richiesta di almeno 2 preventivi con un paio di proposte di menu che determineranno la scelta più vantaggiosa o quella più particolareggiata.
Nel caso in cui specifiche esigenze impongano la scelta di un determinato ristorante (motivando tale scelta) la spesa graverà sul fondo economale previo accordo con la Responsabile dei servizi dipartimentali.

 

4. Comunicazione

La comunicazione dell'Evento presuppone le seguenti fasi:

È possibile chiedere il supporto grafico per la realizzazione di materiali a stampa (locandine e inviti) scrivendo a: andrea.lucatello@uniud.it e marco.deanna@uniud.it almeno 15 giorni prima dell’inizio dell’evento.

scrivendo una e-mail alla Redazione all'indirizzo: sitowebde.dium@uniud.it

È possibile richiedere la pubblicazione di un evento nell’Agenda eventi Uniud compilando il modulo e inviandolo almeno 8 giorni lavorativi prima dell’inizio dell’evento all’indirizzo:urp@uniud.it 
Social network La notizia degli eventi Uniud sarà divulgata anche attraverso i social network istituzionali dell'ateneo Facebook e Twitter.scrivendo a: elisa.biancolino@uniud.it

Nel caso di eventi organizzati dall'Università di Udine aperti e rivolti anche ad un pubblico esterno, è possibile chiedere la realizzazione di un comunicato stampa di annuncio dell’evento. Scrivere a ufficio.stampa@uniud.it (tel. 0432-556276 0432-556271) almeno 8 giorni lavorativi prima dell’inizio dell’evento. Il comunicato stampa sarà pubblicato anche nel giornale online di ateneo Qui.Uniud. 

    5. Personale di supporto

    Sonia di Giorgio
    Tel. 0432 556619
    e-mail: