Modalità di partecipazione e adempimenti finali
Definizione
Si intendono per esterne le attività che non rientrano nel Piano della formazione, organizzate da soggetti esterni all’Ateneo. La partecipazione è proposta alla Direzione risorse umane e affari generali (DARU) dal Responsabile dell’Unità organizzativa per il singolo collaboratore o per gruppi di suoi collaboratori.
Modalità di partecipazione
Per un singolo dipendente
L’interessato compila il modulo 6 indicando l’eventuale quota di iscrizione e una stima dei costi per l’eventuale trasferta fuori sede. Il modulo va trasmesso all'Ufficio Formazione esclusivamente online con la procedura prevista al link - cliccare su "modulo 6" (non è ammesso l'invio di documentazione cartacea).
La documentazione deve pervenire al suddetto indirizzo di posta elettronica:
• almeno 5 giorni lavorativi prima dell’inizio dell’attività, se non è prevista trasferta fuori sede
• almeno 10 giorni lavorativi prima dell’inizio dell’attività, se è prevista trasferta fuori sede
La DARU verifica la disponibilità di budget sia per i costi di iscrizione, se presenti, sia per i costi di trasferta, ove indicati, e sottopone la richiesta all’autorizzazione del Direttore generale o suo Delegato. Comunica successivamente l’esito della richiesta all’interessato e, per conoscenza, al suo Responsabile.
Se la richiesta è autorizzata, la partecipazione è obbligatoria, salvo disdetta entro i termini previsti dal soggetto erogatore senza addebiti per l’Ateneo o salvo individuazione e autorizzazione di un sostituto. Il partecipante provvede ad iscriversi presso l’organizzatore esterno.
Qualora l’attività formativa preveda trasferta fuori sede, l’interessato deve inserire la richiesta di autorizzazione nell’applicativo U-Web Missioni, riportando nel campo “motivazione” il titolo dell'attività formativa e la data di autorizzazione alla formazione, che corrisponde alla data della comunicazione da parte della DARU (formazione@uniud.it). Ad autorizzazione avvenuta, provvede all’acquisto dei titoli di viaggio e alla prenotazione alberghiera, se necessari per la trasferta.
Per un gruppo di dipendenti della medesima Unità organizzativa
Il Responsabile compila il modulo 9. Il modulo va trasmesso all'Ufficio Formazione esclusivamente online con la procedura prevista al link - cliccare su "modulo 9" (non è ammesso l'invio di documentazione cartacea).
Indicazioni relative alla fatturazione di eventuali quote di iscrizione
La DARU provvede a contattare il soggetto esterno per la fatturazione dell'eventuale quota di iscrizione.
Il singolo dipendente, al momento dell'iscrizione presso l'organizzatore esterno, non deve anticipare la suddetta quota.
Si precisa che l’Ateneo non effettua pagamenti anticipati delle quote di iscrizione.
Adempimenti al termine della formazione
Il partecipante inoltra:
• l’attestato di partecipazione (se rilasciato) e il modulo 7 Dichiarazione sostitutiva di certificazione, se non è stata effettuata una trasferta. Il modulo va trasmesso all'Ufficio Formazione esclusivamente online con la procedura prevista al link - cliccare su "modulo 7" (non è ammesso l'invio di documentazione cartacea);
Se è stata effettuata una trasferta, il partecipante invia all’indirizzo presenze@uniud.it l’attestato di partecipazione (se rilasciato) e il modulo 8 "Attività in trasferta per formazione".
Inoltre, al fine di ottenere il rimborso delle eventuali spese sostenute, utilizza l’applicativo U-Web Missioni e completa i campi di spesa, includendo le eventuali spese prepagate (agenzie); in seguito, consegna la documentazione giustificativa in originale all’Ufficio Stipendi e pensioni dell'Area Amministrazione e Bilancio (ABIL).